Para evitar actividad sospechosa, Google Drive protegerá los archivos de las empresas con una función que registra cada cambio realizado en los documentos institucionales.
En la actualidad, hay pocas cosas tan delicadas como la información confidencial de las organizaciones. Más aún la que se comparte o consulta en línea, por medio de nubes o sitios en internet. Por ello, Google anunció que Google Drive lanzará una función para proteger los archivos de las empresas. Específicamente, para aquellas organizaciones que utilizan el ‘Workspace’ para organizar y compartir datos sensibles. Esto es lo que sabemos al respecto.
¿Dónde se guardan los archivos de Google Drive?
En la actualidad, millones de organizaciones alrededor del mundo utilizan plataformas digitales para compartir sus archivos, datos e información con sus empleados. Muchas de ellas utilizan el GSuite, que son las aplicaciones de Google para trabajar en línea. Todas ellas están disponibles en Google Drive, la nube de la empresa estadounidense para compartir archivos e información con otras personas.
Por medio de Google Drive, es posible crear archivos con hojas de cálculo, hojas en blanco para escribir texto o incluso hacer presentaciones en línea. Lo mismo para realizar cuestionarios o gestionar las actividades del día por medio de un calendario. Todas estas acciones se pueden compartir con los demás integrantes de una empresa, ya que Google tiene planes accesibles para generar entornos de trabajo en línea.
De esta forma, las personas que cuenten con un correo institucional tendrán acceso a ciertos archivos que se les comparta. El problema era que, antes de la actualización más reciente de la plataforma, personas externas a quienes se les compartían archivos podían modificarlos, hacer comentarios e incluso eliminarlos de la nube. Ahora, estos cambios estarán registrados de una manera más clara y accesible, así como las posibles filtraciones de datos que puedan darse al usar la plataforma.
¿Cómo protegerá tus archivos en la nube?
Con el nuevo ajuste en Google Drive, los administradores podrán saber exactamente qué está pasando con los archivos de las empresas. Cualquier actividad ‘sospechosa’ o no autorizada se manifestará en la interfaz de usuario, con la posibilidad de recuperar las versiones anteriores de los documentos.
“Los administradores ahora podrán ver eventos que incluyen tanto a su organización como a otra organización o usuario externo (Copiar, Mover, Cambio de ACL, etc.) en sus registros de auditoría de Drive”, explica Google en el portal oficial de Workspace.
Por ejemplo, si un usuario externo a la compañía copia o descarga algún archivo, Google Drive le notificará al administrador de la cuenta o del documento en cuestión. Todo quedará visible en los ‘registros de auditoría‘, como los nombra la plataforma.
Esto quiere decir que cada modificación de un usuario externo quedará registrada con el día y la hora que la realizó. Lo que es más: con la nueva actualización de Google Drive, esta funcionalidad estará activa de manera predeterminada. De esta manera, los administradores de la cuenta no tendrán que hacer ninguna acción adicional, y las filtraciones o actividad extraña podrán detectarse con más facilidad.
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